Cette Politique de confidentialité à été mise à jour la dernière fois le 21 septembre 2023 par Nancy D’Amore
A | OBJECTIFS
La présente politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels vise à établir les principes régissant la collecte, la protection, l’utilisation et la communication des renseignements personnels par CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC. afin d’assurer la protection de ceux-ci (« Politique »).
CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC., peut être appelée à recueillir, à détenir, à utiliser ou à communiquer à des tiers des renseignements personnels obtenus dans le cadre de l’exécution de ses travaux et activités.
À cette fin, la Politique a pour but de :
(i) Désigner et prévoir le rôle et les responsabilités du Responsable à la protection des renseignements personnels (« RPRP ») et de l’ensemble des employés de (« Personnel ») ;
(ii) Établir des règles particulières en matière de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation, de destruction, de droit d’accès et de rectification des renseignements personnels. Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet directement ou indirectement de l’identifier.
Il peut être notamment de nature :
•Identitaire – à titre d’exemple : nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, etc. •Financière – à titre d’exemple : salaire, carte de crédit, compte de banque, etc.
•Fiscale – à titre d’exemple : numéro d’assurance sociale, etc.
Un renseignement personnel est considéré comme sensible lorsqu’il, étant donné sa nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.
Pour les fins des présentes, la référence au terme « renseignement personnel » inclut également un renseignement personnel sensible.
B | CADRE RÉGLEMENTAIRE
Cette Politique est établie conformément aux obligations qui incombent à en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (1) (« Loi secteur privé ») et tout règlement qui s’y rattache.
C | PERSONNES VISÉES ET RESPONSABILITÉS
Le Personnel est tenu de respecter la présente Politique pendant la durée de son emploi.
Chaque membre du Personnel est également tenu à une obligation de confidentialité et de loyauté relativement notamment aux renseignements, aux informations ou aux documents dont il a accès dans le cadre de son emploi, incluant les renseignements personnels et ce, quelle que soit la nature de leur support et la forme sous laquelle ceux-ci sont accessibles (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre). Cette obligation de confidentialité inclut une obligation de ne pas les utiliser (pour son propre bénéfice ou le bénéfice d’une tierce personne), les divulguer, les reproduire ou les transmettre à quiconque, sauf exception prévue à la loi.
D | OBLIGATIONS
La protection des renseignements personnels doit être assurée durant tout le cycle de vie de ces derniers, c’est-à-dire lors de la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction.
1. COLLECTE ET CONSENTEMENT
Collecte
CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC. indiquera les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis au moment où elle obtiendra, de la personne concernée, son consentement, et ce, avant leur utilisation. CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC. Utilisera généralement les renseignements personnels concernant une personne physique aux fins suivantes :
- Embauche du personnel
- Assurances collectives privées
- Régime de retraite et RPDB
- Pension alimentaire
- Saisie de salaire
- Inscription compte-fournisseur
- Inscription compte-client
Chaque membre du Personnel, avant de recueillir pour CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC. Un renseignement personnel concernant une personne physique, dans le cadre de ses fonctions, doit préalablement :
(i) Déterminer les fins pour lesquelles il veut collecter les renseignements personnels et qu’ils s’inscrivent dans la mise en œuvre et la réalisation des objets et des activités de (incluant les services et les produits qui s’y rattachent) – il faut un intérêt sérieux et légitime ;
(ii) Déterminer le type et le nombre de renseignements personnels à recueillir ;
(iii) Recueillir les renseignements personnels par des moyens licites (c’est-à-dire légaux et légitimes) ;
(iv) Limiter la collecte aux renseignements personnels nécessaires à la réalisation des travaux et activités de CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC.
(v) Vérifier les mesures de sécurité en place pour en assurer la protection.
Informer
Au moment de recueillir pour CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC., un renseignement personnel, et par la suite sur demande, chaque membre du Personnel doit informer la personne visée par la demande, en termes simples et clairs, notamment des éléments suivants :
(i) Des fins auxquelles ces renseignements personnels sont recueillis (c.-à-d. l’objet du dossier) ;
(ii) Des utilisations qui seront faites des renseignements personnels ainsi recueillis ;
(iii) De l’endroit où ils seront détenus ;
(iv) De ses droits d’accès et de rectification de ses renseignements personnels ;
(v) Des catégories de personnes qui auront accès à ses renseignements personnels au sein de CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC. ;
(vi) Des catégories de personnes à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils sont recueillis.
L’obligation d’information et de l’obtention du consentement ne s’applique pas aux cas où le membre du Personnel a accès à ces renseignements par l’entremise d’une entreprise qui détient ces renseignements, laquelle entreprise a octroyé à CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC. un mandat de représentation ou lui a donné une procuration ou conclu un contrat de service avec CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC., le tout dans le cadre des travaux et activités effectués par. CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC.
Toutefois, les obligations relatives à l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction énoncées aux présentes demeurent applicables conformément aux modalités stipulées.
Consentement
Chaque membre du Personnel doit obtenir le consentement de la personne concernée pour recueillir ses renseignements personnels. La preuve de consentement doit être conservée au dossier.
En cas de refus de la personne concernée d’octroyer son consentement, le membre du Personnel qui a fait la demande doit informer immédiatement par écrit le RPRP.
Le RPRP procédera à l’analyse de la situation et déterminera si l’absence de consentement permet à CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC. de refuser d’acquiescer à une demande en raison du refus de la personne visée par la demande selon les cas permis par la Loi secteur privé. Si vous nous fournissez des renseignements sur une autre personne, nous présumerons que vous êtes autorisé à le faire et que vous avez obtenu le consentement de cette personne à leur collecte, leur utilisation ou leur communication aux fins énoncées dans cette Politique.
2. UTILISATION
Tout membre du Personnel qui doit utiliser des renseignements personnels dans le cadre de ses fonctions ne peut les utiliser qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si la personne concernée consent à d’autres fins.
3. COMMUNICATION
Accès interne aux renseignements personnels
L’accès aux renseignements personnels doit être limité aux seules personnes ayant la qualité pour les recevoir au sein de CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC. lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’accomplissement de leurs fonctions.
Communication aux personnes autorisées par la personne concernée
Les renseignements personnels d’une personne concernée peuvent être communiqués à des tiers (personne morale ou physique) pour les fins pour lesquelles ils ont été colligés CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC., à condition d’avoir obtenu préalablement son consentement écrit à une telle communication.
Communication autorisée par la Loi secteur privé – sans le consentement de la personne concernée
En vertu de la Loi secteur privé, il est possible pour CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC. de devoir communiquer, à des fins légitimes, des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, dont notamment dans les cas suivants :
(i) Lorsque permis par la Loi secteur privé notamment :
• Des fins d’étude, de recherche ou de productions de statistiques ;
• Dans le cadre d’une transaction commerciale* ;
(ii) Lorsque requis par la loi ou qu’une autorité compétente l’exige ;
(iii) Lorsque cela est nécessaire à des fins de fourniture ou de livraison d’un produit ou de prestation d’un service demandé par la personne concernée.
Une communication à des tiers est consignée au registre prévu à cet effet.
Niveau de protection
Tout membre du Personnel qui communique, à l’interne ou à une tierce partie, des renseignements personnels dans le cadre de ses fonctions, que ce soit dans le cadre d’une communication autorisée par la personne concernée ou une disposition de la Loi secteur privé, doit :
- Veiller à appliquer les mesures de sécurité énoncées à la présente Politique pour en préserver le caractère confidentiel ;
- Limiter la communication qu’aux renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication. Sauf dans le cas d’une communication à l’interne ou à une entité gouvernementale, à un organisme public ou à une ordonnance judiciaire, la tierce partie à qui ces renseignements seront divulgués doit, préalablement à ladite communication, signer un engagement de confidentialité.
Registre des communications à des tiers
CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC. doit tenir un registre à jour des renseignements personnels communiqués, notamment aux personnes suivantes :
- À une personne ou à un organisme ayant pouvoir de contraindre leur communication et qui les requiert dans l’exercice de ses fonctions, exemple : RBQ, Revenu Québec, etc. ;
- À une personne à qui cette communication doit être faite en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée ;
- À un service d’archives, si ce service d’archives est une personne qui exploite une entreprise qui a pour objet d’acquérir, de conserver et de diffuser des documents pour leur valeur d’information générale et si ce renseignement est communiqué dans le cadre d’une cession ou d’un dépôt des archives de l’entreprise ;
- À l’autre partie à une transaction commerciale telle que défini aux présentes ;
- À une personne qui peut utiliser ce renseignement à des fins d’étude, de recherche ou de statistique ;
- À une personne qui, en vertu de la loi, peut recouvrer des créances pour autrui et qui le requiert à cette fin dans l’exercice de ses fonctions ;
- À une personne si le renseignement est nécessaire aux fins de recouvrer une créance de l’entreprise ;
- À un tiers d’une liste nominative.
Une copie du registre à jour doit être transmise au RPRP.
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (« EFVP »)
L’EFVP est une démarche préventive visant à mieux protéger les renseignements personnels et à mieux respecter la vie privée des personnes physiques. Elle consiste à considérer tous les facteurs qui auront un impact positif ou négatif pour le respect de la vie privée des personnes concernées.
Lorsqu’applicable, CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC. procédera à la réalisation d’une EFVP afin d’identifier les risques d’atteinte à la vie privée engendrés par la communication des renseignements et l’évaluation de leurs impacts. CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC. verra également à mettre en place des stratégies pour éviter ces risques ou les réduire efficacement et prendre toutes les mesures afin de protéger efficacement ces renseignements personnels.
4. CONSERVATION
Sous réserve d’un délai de conservation prévu par une loi, les renseignements personnels collectés ne doivent être conservés que pour la période nécessaire à l’accomplissement des fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
Si vous souhaitez en apprendre davantage sur la durée de conservation des renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec le RPRP dont les coordonnées figurent à la section G « Responsable de la protection des renseignements personnels et l’application ».
5. DESTRUCTION
Lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis sont accomplies, ces derniers doivent être détruits, sous réserve d’un délai de conservation prévu par une loi.
Avant de procéder à la destruction de ces renseignements personnels, une demande d’autorisation à cet effet doit être soumise au RPRP.
Le RPRP déterminera si les renseignements personnels doivent être conservés pour une période additionnelle et, le cas échéant, devra préciser ce délai ainsi que les mesures de sécurité à mettre en place pour en assurer la protection.
Dans le cas où les renseignements personnels doivent être détruits, le RPRP avisera la personne concernée en lui précisant la méthode de destruction adaptée au support des renseignements personnels et au niveau de confidentialité de ces derniers.
Le rapport devra être conservé et la destruction devra être inscrite dans un registre à cette fin, lequel registre devra être tenu à jour par le RPRP.
E | MESURES DE SÉCURITÉ
Afin de protéger les renseignements personnels que CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC. recueille, détient, utilise, communique, conserve et détruit, CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC. a adopté diverses mesures de sécurité. Ces mesures de sécurités sont adaptées au degré de sensibilité des renseignements personnels, leur localisation et leur support.
En outre, lorsque CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC. recueille des renseignements personnels par courriel, CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC. utilise uniquement l’information requise en lien avec ses activités pour effectuer ses travaux, en assurant de préserver la confidentialité.
F | INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ ET TENUE D’UN REGISTRE DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
On entend par « incident de confidentialité » l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisées par la loi à un renseignement personnel, de même que la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement. Tout membre du Personnel qui a des motifs de croire qu’un incident de confidentialité s’est produit doit communiquer avec le RPRP afin de traiter de l’incident de confidentialité. Un registre des incidents de confidentialité doit être tenu par CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC.
G | RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET L’APPLICATION
La fonction de RPRP a été déléguée à Mme Nancy D’Amore
Directrice administrative et responsable de la protection des renseignements personnels
8020, boulevard Métropolitain Est
Anjou (QC) H1K 1A1
514-493-1054
nancy@constructionpascallanoue.ca
Le RPRP veille à assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi secteur privé. Le RPRP veille également au respect de la présente Politique.
H | DEMANDE D’ACCÈS À L’INFORMATION ET DE RECTIFICATION
Toute demande d’accès ou une demande de rectification formulée par une personne concernant ses renseignements personnels doit être transmise au RPRP pour étude et réponse. Le RPRP répondra à la demande dans les 30 jours de sa réception.
I | PLAINTE
Toute plainte concernant le traitement des renseignements personnels devra être acheminée au RPRP pour étude et réponse.
J | ENTRÉE EN VIGUEUR ET MISE À JOUR
Cette Politique de confidentialité est en vigueur à compter du 21 septembre 2023.
La présente Politique pourrait être mise à jour par CONSTRUCTION PASCAL LANOUE INC. en tout temps afin de l’adapter à la réalité organisationnelle de ou advenant toute modification au cadre législatif applicable en la matière. Quoique des avis de mise à jour puissent être utilisés, l’affichage de la Politique révisée sera réputé constituer un avis suffisant. Pour vous assurer d’avoir l’information la plus à jour, visitez régulièrement le site Web de ou communiquez avec notre RPRP.